6 choses indispensables à savoir sur le contrôle URSSAF

Tout employeur peut faire l’objet de contrôles relatifs au paiement des cotisations et contributions sociales dues à raison de l’emploi de salariés. 2 types de contrôles peuvent être effectués : le contrôle sur place, qui se déroule dans les locaux de l’entreprise et le contrôle sur pièces, qui se déroule dans les locaux de l’URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales). Afin de réduire la durée du contrôle, les URSSAF peuvent recourir à la procédure de contrôle par échantillonnage et extrapolation. 

I. Exercice du contrôle URSSAF

Aucune disposition légale ne fixe la fréquence des contrôles au sein d’une même entreprise. Chaque employeur est donc susceptible de faire l’objet d’un contrôle une fois tous les 3 ans (périodicité qui correspond au délai de prescription des cotisations). En matière de recouvrement, l’URSSAF ne peut réclamer, par mise en demeure, que les cotisations exigibles au cours des 3 années civiles qui précèdent son envoi ainsi que les cotisations exigibles au cours de l’année de son envoi (art. L. 244-3 CSS).

A. Les agents de contrôle URSSAF

Le contrôle est assuré par les inspecteurs du recouvrement. En cas de contrôle sur pièces, la mission est confiée à un contrôleur du recouvrement. Ils sont assermentés et munis d’une carte d’identité professionnelle dont l’employeur peut demander la production avant tout contrôle.

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B. Contrôle des données informatiques

Lorsque les documents et informations détenus par le cotisant sont informatisés, le contrôle peut s’effectuer par l’inspecteur sur le matériel du cotisant, sous réserve de son consentement. S’il n’est pas d’accord, le cotisant doit demander par écrit que le contrôle ne soit pas effectué avec son matériel informatique. Dans ce cas, il est tenu de mettre à la disposition de l’inspecteur du recouvrement les copies des documents, données et traitements, nécessaires à l’exercice du contrôle. 

C. Contrôle sur pièces dans les entreprises de moins de 10 salariés

Des opérations de contrôle des obligations déclaratives et de paiement des employeurs occupant 9 salariés au plus au 31 décembre de l’année qui précède celle de l’avis de contrôle peuvent être réalisées dans les locaux de l’URSSAF, à partir des éléments dont elle dispose et de ceux demandés pour le contrôle (art. R. 243-59-3 CSS). En cas de non-transmission des éléments demandés ou lorsque l’examen des pièces nécessite d’autres investigations, la procédure est clôturée par un document informant l’employeur qu’un contrôle sur place va être engagé.

II. Vérification des déclarations URSSAF

Pour l’exercice de leur mission de recouvrement, les URSSAF peuvent procéder à la vérification de l’exactitude et de la conformité à la législation des déclarations transmises par les employeurs. Lorsqu’à l’issue de ces vérifications, l’URSSAF envisage un redressement, elle adresse une LRAR au cotisant lui indiquant :

– les déclarations et documents examinés et les périodes auxquelles ils se rapportent,

– le motif, le mode de calcul et le montant du redressement,

– la faculté dont il dispose de se faire assister d’un conseil de son choix pour répondre aux observations,

– le droit pour l’organisme d’engager la mise en recouvrement en l’absence de réponse à l’issue du délai de 30 jours imparti au cotisant. L’URSSAF décide ensuite ou non d’engager une mise en recouvrement pour tout ou partie des sommes en cause.

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III. Début du contrôle URSSAF

Les opérations de contrôle ne peuvent être engagées sans une information préalable du cotisant par l’envoi ou la remise d’un avis de passage (art. R. 243-59 CSS). Toutefois, dans le cas où le contrôle est effectué pour rechercher des infractions relatives au travail dissimulé, l’URSSAF n’est pas tenue d’envoyer un avis de passage.

A. Envoi d’un avis de passage

L’ACOSS préconise que l’avis de passage soit adressé à l’employeur par LRAR, au moins 15 jours avant le contrôle. La Cour de cassation considère toutefois, que ce délai constitue « une injonction interne à l’organisme ». En conséquence, la procédure est valide si l’entreprise a reçu une LRAR 5 jours avant le contrôle. L’employeur, tout en ayant retiré dans les délais l’avis de passage, peut demander à reporter le rendez-vous si la date fixée ne lui convient pas (fermeture de l’entreprise, documents à récupérer chez l’expert comptable …). 

B. Modalités de contrôle URSSAF

1. Moyens à la disposition de l’URSSAF

Le contrôleur URSSAF, pour réaliser son contrôle, peut :

– demander tous documents et l’accès à tout support d’information nécessaire ; Exemples : pièces comptables relatives aux traitements et aux salaires, les doubles des déclarations annuelles de salaires, le registre unique du personnel, les accords de participation et/ou d’intéressement, les allégements et exonérations de cotisations, les conventions collectives, les accords de salaires ….. La présentation des documents doit avoir lieu dans les locaux de l’entreprise. En conséquence, l’inspecteur du recouvrement ne peut emporter de documents que si un inventaire et une décharge ont été établis par l’employeur.

– interroger les salariés ; Exemples : sur leurs nom, adresse, rémunération, horaires de travail, avantages en nature. Il peut également interroger les salariés licenciés.

– demander à l’administration fiscale de lui communiquer certains documents. Exemple : frais professionnels.

2. Obstacles au contrôle URSSAF

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Si le cotisant s’oppose à la vérification, l’URSSAF dispose de 2 types de sanctions :

a. Le délit d’obstacle à contrôle

Le délit est constitué lorsque :

– les renseignements donnés lors du contrôle comportent volontairement des inexactitudes ;

– l’employeur a refusé de communiquer à l’agent les documents comptables demandés ;

– suite à des absences répétées lors du passage du contrôleur, bien qu’avisé de sa visite, l’employeur n’a laissé aucune instruction pour présenter les livres et documents comptables ;

– les registres réclamés existent, mais sont déposés chez l’expert comptable ;

– l’employeur refuse l’accès des locaux où le personnel est employé.

Lorsque l’inspecteur du recouvrement constate l’infraction à contrôle, il dresse un procèsverbal faisant foi jusqu’à preuve du contraire. L’URSSAF le transmet, aux fins de poursuites, au procureur de la République, s’il s’agit d’une infraction pénalement sanctionnée.

b. La taxation forfaitaire

L’URSSAF peut recourir à la taxation forfaitaire des cotisations dans les cas suivants :

– lorsque la comptabilité d’un employeur ne permet pas d’établir le chiffre exact des rémunérations servant de base au calcul des cotisations dues (comptabilité insuffisante, mal tenue ou inexacte …),

– lorsque l’employeur ne met pas à disposition les documents ou justificatifs nécessaires à la réalisation du contrôle, ou lorsque leur présentation n’en permet pas l’exploitation.

3. Méthodes de vérification par échantillonnage et extrapolation

L’URSSAF peut proposer à l’employeur d’utiliser les méthodes de vérification par échantillonnage et extrapolation (article R. 243-59-2 CSS). Ces méthodes statistiques, par opposition au contrôle sur place, constituent une alternative à l’examen exhaustif des chefs de redressement potentiels sur l’ensemble des salariés de l’entreprise contrôlée. Elles diffèrent des techniques de taxation forfaitaire. En effet, elles ne visent pas à compenser l’absence d’éléments justificatifs fournis par l’entreprise, mais à déterminer le montant des redressements à partir de l’examen d’une partie de la population contrôlée.

IV. Fin du contrôle URSSAF

Une phase dite contradictoire doit obligatoirement être respectée par l’URSSAF. A l’issue du contrôle, cette procédure se déroule en 2 étapes :

A. Envoi par l’URSSAF d’une lettre d’observations

Il appartient à l’URSSAF de conserver la preuve de la réception de la lettre d’observations par l’employeur, qui peut être soit la remise, à l’issue du contrôle, d’une lettre cosignée par l’inspecteur et l’employeur, soit son envoi en LRAR. A défaut de lettre d’observation, les opérations de contrôle sont nulles. Lorsque l’employeur ne prend pas en compte les observations notifiées par l’URSSAF lors d’un précédent contrôle, que ces observations aient donné lieu ou non à redressement, le montant du redressement des cotisations et contributions sociales mises en recouvrement à l’issue d’un nouveau contrôle est majoré de 10 %. L’entrée en vigueur de cette disposition est subordonnée à la publication d’un décret qui doit en fixer les modalités, notamment la manière dont est assuré le respect du principe du contradictoire (art. L. 243-7-6 nouveau CSS). Elle n’est donc pas encore applicable.

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B. Droit de réponse de l’employeur

1. Délai pour répondre aux observations

Conformément au principe du contradictoire, la lettre d’observations doit mentionner, sous peine de nullité, que l’employeur dispose d’un délai de 30 jours pour répondre aux observations de l’URSSAF. La lettre indique également que l’employeur peut se faire assister d’un conseil de son choix. La réponse de l’employeur peut être adressée par LRAR. En pratique, il y aura intérêt, notamment lorsqu’il entend contester une partie des redressements envisagés, voire la totalité, ou formuler des remarques étayées par des pièces justificatives portant sur un ou plusieurs chefs de redressement. Toutefois, l’absence de réponse de l’employeur ne peut pas être interprétée comme une acceptation tacite des redressements opérés.

2. Réponse de l’URSSAF à l’employeur

L’URSSAF n’a, vis-à-vis du courrier de l’employeur, aucune obligation de réponse. Cependant, l’ACOSS recommande aux URSSAF de répondre au cotisant lorsqu’il a formulé des observations. Lorsque l’employeur apporte de nouveaux éléments sur un ou plusieurs chefs de redressement, l’URSSAF précise dans sa réponse, si elle les prend ou non en compte ainsi que les raisons de sa décision. En cas de diminution du chiffrage, le courrier mentionne le nouveau montant de la dette, qui est repris dans la mise en demeure.

C. Procès-verbal de contrôle

A l’issue du contrôle, l’inspecteur du recouvrement établit un procès-verbal (ou rapport) comportant ses observations. La transmission du procès-verbal de contrôle à l’URSSAF ne peut intervenir avant l’expiration du délai de 30 jours laissé à l’employeur pour répondre aux observations de l’URSSAF (cf. IV B). Le non-respect de ce délai peut entraîner la nullité des opérations de contrôle, de redressement ainsi que la mise en demeure notifiée par l’URSSAF suite au contrôle. Le destinataire habituel du procès-verbal est l’URSSAF dont relève l’inspecteur. L’inspecteur n’a pas l’obligation de communiquer le procès-verbal à l’employeur. En revanche, l’employeur peut demander à se le faire communiquer.

D. Mise en demeure

La décision de redressement de l’URSSAF se matérialise par l’envoi d’une mise en demeure, par LRAR et est adressée à la personne physique ou morale à qui incombe le paiement des cotisations de sécurité sociale. Elle invite le cotisant à régulariser sa situation dans le délai d’un mois qui lui est imparti. Cette mise en demeure est donc adressée, au plus tôt, le 31ème jour qui suit la notification des observations. Dans le cas contraire, elle est nulle. A l’expiration du délai d’un mois, l’URSSAF peut procéder au recouvrement forcé de sa créance :

– par la délivrance d’une contrainte. Celle-ci, à défaut d’opposition de l’employeur devant le TASS, vaut titre exécutoire ; – en formulant une demande en paiement auprès du TASS ;

– par la voie de la procédure sommaire, qui permet d’assurer le recouvrement des cotisations par le trésorier-payeur général. Pour éviter l’action en recouvrement de l’URSSAF, le cotisant peut :

– payer les cotisations réclamées, tout en formulant une demande de remise des majorations et des pénalités de retard,

– solliciter des délais de paiement,

– contester le bien-fondé des sommes réclamées en saisissant la Commission de recours amiable de l’URSSAF, puis les tribunaux spécialisés.

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V. Sanctions

L’employeur qui ne paie pas ses cotisations dans les délais réglementaires, ne fournit pas ou adresse en retard ses déclarations sociales, ne s’immatricule pas ou s’immatricule tardivement ou s’oppose au contrôle de l’URSSAF, encourt des sanctions civiles et des sanctions pénales. Ces infractions peuvent constituer des contraventions ou des délits.

A. Sanctions civiles

L’employeur qui ne s’est pas acquitté du paiement des cotisations aux dates limites d’exigibilité s’expose à des majorations de retard, calculées en pourcentage des cotisations dues (art. R. 243-18 CSS). En cas de défaillance de l’ETT et d’insuffisance de la garantie financière exigée, les cotisations réclamées à l’EU font également l’objet de majorations de retard, dès lors que les cotisations sont acquittées avec un mois de retard ou plus à compter de la notification de la mise en demeure à l’EU. Toutefois des remises gracieuses ou automatiques sont possibles :

  • Les remises gracieuses des majorations de retard peuvent être accordées en cas de bonne foi dûment prouvée, et après avoir réglé la totalité des cotisations qui ont donné lieu à l’application de ces majorations.

  • Les remises automatiques des majorations de retard et des pénalités peuvent également être accordées par l’URSSAF, en dehors de toute demande de l’employeur, lorsque les conditions suivantes sont réunies :

    – aucune infraction n’a été constatée au cours des 24 mois précédents ;

    – le montant des majorations est inférieur au plafond mensuel de sécurité sociale fixé pour l’année civile en cours ;

    – dans le mois suivant la date d’exigibilité des cotisations, le cotisant doit avoir réglé les cotisations dues et avoir fourni les documents nécessaires (BRC et DADS).

    Toutefois, la remise automatique ne s’applique pas en cas d’infraction de travail dissimulé et d’absence de bonne foi de l’employeur.

B. Sanctions pénales et économiques en cas de défaut d’immatriculation et de paiement des cotisations

L’employeur qui ne s’est pas conformé aux prescriptions de la législation de sécurité sociale est passible d’une amende de 450 € pour toute personne employée dans des conditions contraires aux prescriptions relatives à l’immatriculation et au paiement des cotisations, sans que le total des amendes puisse dépasser 1 500 € (art. L. 244-1 CSS et art. R. 244-4 CSS). De plus, l’employeur qui retient indûment la contribution salariale précomptée sur les salaires est passible d’une amende de 1 500 € (art. L. 244-1 CSS et art. R. 244-3 CSS). La récidive dans le délai de 3 ans est punie d’un emprisonnement de 2 ans au plus et d’une amende de 3 750 € ou de l’une ou de ces deux peines seulement (art. L. 244-6 CSS).

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VI. Droits des cotisants

A. Le rescrit social

La procédure d’interrogation des administrations, dite « procédure de rescrit social », est ouverte aux cotisants et futurs cotisants. Elle permet à l’entreprise d’obtenir une décision explicite de l’URSSAF sur l’application de certains points de législation concernant sa situation. Ce dispositif vise à renforcer la sécurité juridique des cotisants. L’URSSAF est ainsi liée, pour l’avenir, par la position explicite qu’elle prendra à la demande de l’entreprise, sauf changement de législation ou de situation de fait. La demande de rescrit peut être formulée, notamment, sur les dispositifs suivants :

– la réduction Fillon,

– le forfait social,

– la taxe de 8 % assise sur les contributions patronales de prévoyance complémentaire,

– les contributions patronales dues en matière de retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire et de retraite à prestations définies,

– les avantages en nature,

– les remboursements de frais professionnels…

L’entreprise ne peut pas bénéficier de la procédure de rescrit social lorsqu’un contrôle est engagé, c’est-à-dire lorsque l’avis de passage a été notifié. La demande doit être faite par écrit avec accusé de réception ou peut être déposée à l’URSSAF compétente contre décharge. L’URSSAF dispose d’un délai de 30 jours pour examiner si le dossier est complet puis de 4 mois pour instruire la demande de l’entreprise et lui notifier sa décision.

B. Le recours hiérarchique

Le cotisant a la possibilité, sans préjudice des autres recours, de solliciter l’intervention de l’ACOSS concernant l’appréciation effectuée par les URSSAF (art. R. 243-43-1 CSS). L’ACOSS est saisie par demande écrite et motivée du cotisant. La demande est assortie des éléments établissant l’existence d’interprétations contradictoires des URSSAF. L’ACOSS communique aux URSSAF et au cotisant la position à retenir, au regard de la demande du cotisant, dans un délai de 40 jours suivant la réception de la demande complète. Dans un délai de 30 jours, chacune des URSSAF notifie sa décision et en adresse une copie à l’ACOSS. Lorsque l’ACOSS entend se substituer à l’URSSAF, elle notifie sa décision au cotisant et à l’URSSAF dans un délai de 30 jours, soit 10 jours de moins que dans une procédure classique.