Le guide de survie des délais de conservation de vos documents

Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé au minimum pour quelques années. Ainsi la prescription civile de droit commun est de 5 ans, la prescription de droit commun en droit du travail est de 2 ans (sauf exceptions) et la prescription applicable en droit commercial est de 5 ans. Il est essentiel pour l’employeur de faire preuve de vigilance et de rigueur, devant pouvoir faire face à d’éventuels contrôles de l’inspection du travail, de l’administration fiscale ou de l’URSSAF, voir à d’éventuelles actions en justice de la part des salariés. La liste récapitulative ci-dessous permet pour chaque catégorie de documents de préciser leurs délais de conservation.

délais de conservation des documents

Docs relatifs à la conclusion et à l’exécution du contrat de travail

Délais de conservation : 1 an

Délais de conservation : 2 ans

  • Document de suivi des repos compensateurs annexé au bulletin de paye (art. D. 3171-11 CT)
  • Document mensuel établi pour chaque salarié et annexé au bulletin de paye lorsque les salariés ne sont pas occupés selon le même horaire collectif de travail affiché (art. D. 3171-12 CT)
  • Total des heures de travail effectuées depuis le début de la période de référence en cas d’aménagement du temps de travail sur un document annexé au bulletin de paye (art. D. 3171-13 CT)

Délais de conservation : 3 ans

  • Documents relatifs au respect par l’entreprise de ses obligations au titre du travail dissimulé : DPAE, attestation sur l’honneur… (art. L. 8221-5 CT art. 8 C. proc. pén)
  • Documents relatifs aux heures de travail effectuées par salarié concerné par une convention de forfait (art. D. 3171-16 3° CT)

Délais de conservation : 5 ans

  • Contrat de travail des salariés permanents
  • Contrat de mission (+ avenants)
  • Contrat de mise à disposition (+ avenants)
  • Contrat de professionnalisation
  • Titre autorisant un étranger à travailler en France

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Documents relatifs à l’organisation de l’entreprise

Délais de conservation : 1 an

Délais de conservation : 3 ans

Délais de conservation : 5 ans

  • Justificatifs d’affiliation et de paiement des cotisations aux caisses ARRCO et AGIRC
  • Registre unique du personnel (art. L. 1221-13 CT) à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’entreprise (art. R. 1221-26 CT)

Délais de conservation : 6 ans

  • Formation professionnelle (déclaration, attestation de versement des cotisations au FAF-TT) au titre de la prescription en matière fiscale (art. L. 102 B LPF CGI)

Délais de conservation : spécial

  • art.L.1311-2 CT). Il est conseillé de conserver ce document pendant la durée de vie de l’établissement.

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Documents relatifs à l’hygiène, la santé et la sécurité des salariés

Délais de conservation : 2 ans

Délais de conservation : 5 ans

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Documents relatifs aux représentants du personnel

Délais de conservation : 3 ans (prescription en matière de délit d’entrave) (art. L. 2316-1 CTart. L. 2328-1 CT & art. 8 C. proc. pén)

  • Bilan social (art. L. 2323-68 CT)
  • Procès-verbaux des élections et des réunions des représentants du personnel
  • Registre spécial des avis des représentants du personnel au CHSCT (art. D. 4132-1 CT)
  • Rapports établis par les représentants du personnel sur  l’hygiène et la sécurité, l’activité de l’entreprise et l’égalité professionnelle

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Documents relatifs à la paye et à la comptabilité

Délais de conservation : 3 ans

Délais de conservation : 5 ans

Délais de conservation : 6 ans

Délais de conservation : 10 ans

  • Factures clients et/ou factures fournisseurs. À compter de la clôture de l’exercice comptable (art. L. 123-22 al. 2 C. com.)
  • Justificatifs des retenues diverses (dettes fiscales du salarié et pension alimentaire). À compter de l’extinction de la dette ou de la notification du départ du salarié à l’organisme saisisseur (art. L. 123-22 C. com.)
  • Livre comptable. À  à compter de la clôture du livre (art. L. 123-22 al. 2 C. com.)

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Documents relatifs à la rupture du contrat de travail

Délais de conservation : 2 ans à compter du départ du salarié

  • Certificat de travail (art. L. 1234-19 CT)
  • Dommages et intérêts pour rupture abusive
  • Indemnités légales ou conventionnelles de licenciement
  • Lettres de convocation à l’entretien préalable et de licenciement
  • Transaction

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Documents relatifs à la négociation

Délais de conservation : 5 ans