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Onboarding : comment réussir l’intégration de vos futurs collaborateurs ?

Les premiers jours au sein d’une entreprise sont décisifs. Selon une étude Cadremploi, 1 cadre sur 3 a déjà démissionné suite à une mauvaise intégration. Prenons quelques minutes pour imaginer la situation. Vous avez déniché un talent pour votre équipe, il arrive enfin, mais comme tout n’a pas été préparé et pensé à son arrivée, il ne sent pas à l’aise et finit par quitter l’entreprise. Il faut du coup repartir de zéro et vous replonger dans un nouveau recrutement. Autant le dire, c’est du gâchis de temps, d’argent et d’énergie !

L’onboarding est l’occasion de montrer concrètement l’environnement que vous avez présenté lors des entretiens de recrutement : la culture d’entreprise, les rôles des uns et des autres, les objectifs et missions du nouveau collaborateur. Comme il n’est jamais trop tard pour intégrer de nouvelles pratiques à votre organisation, on vous livre les best practices pour réussir l’intégration de vos futurs collaborateurs.

Mieux intégrer pour mieux fidéliser

L’onboarding est né de la nécessité de faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs. Pour bon nombre de personnes, l’onboarding commence dès le début de la première phase de recrutement avec l’image de marque de l’entreprise.

Cet onboarding commence finalement dès le début du recrutement pour se transformer progressivement en expérience collaborateur et en fidélisation des talents. Ne vous arrêtez donc pas deux semaines après l’arrivée. Prévoyez un rapport d’étonnement pour avoir un retour sur les premières impressions sur le poste et sur l’environnement que votre entreprise propose.

 

Comment s’organiser ?

Pour organiser l’onboarding au sein de votre entreprise, il va falloir définir les moments-clés du parcours collaborateur. La première semaine, les six premiers mois, la fin de la période d’essai ou encore la première année en poste représentent des étapes phares à prendre en compte. Mais suivant l’organisation de votre structure, vous pouvez ajouter ou retirer certaines étapes dans le parcours collaborateur.

A chacune des étapes, il est important de faire le point avec le collaborateur sur son ressenti pour s’assurer qu’il se sent bien au sein de l’entreprise. Vous devrez échanger avec le collaborateur sur son poste, ses relations avec ses collaborateurs, son rapport à la culture d’entreprise, etc…

Que faire pour les premiers jours ?

Une des premières étapes d’intégration sera d’avertir l’ensemble des collaborateurs (tant que c’est possible, avant que votre entreprise soit devenue une multinationale !) de l’arrivée du nouveau collaborateur. Pour le premier jour, assurez-vous qu’il ait un environnement de travail prêt et accueillant. Préparez-lui son ordinateur, badge, bureau, messagerie, signature, etc. Il ne faut pas donner l’impression que vous n’êtes pas prêts pour son arrivée.

De plus en plus de sociétés proposent également un kit d’arrivée : tasses, stylo, post-it et autres fournitures et goodies sont les bienvenus ! Mais le plus important est de penser à inclure un trombinoscope ou un organigramme des différentes équipes et éventuellement un livret d’accueil. Pour certaines entreprises, ces éléments de présentation se retrouvent sur une application ou un intranet.

 

 

Par ici les tips !

Oubliez le parcours classique avec la visite des locaux, la présentation des équipes et le petit-déjeuner. Pensez à une approche plus originale.

  • Avant l’arrivée, prévoyez une courte vidéo de présentation du nouveau ou un mail de présentation pour annoncer son arrivée. Chez MisterTemp’, par exemple, nous annonçons les nouveaux arrivants lors d’une réunion et envoyons un petit mail sympa présentant de manière “fun” le nouveau collaborateur la veille de son arrivée.
  • Pensez à mettre en place un pré-onboarding lors de vos contacts pour des questions administratives. Préparez un mail de bienvenue pour le féliciter de son recrutement et présenter brièvement l’entreprise et particulièrement son équipe. Même si cette étape ressemble à un accusé de réception après un achat sur un site d’e-commerce, elle rassurera votre nouveau collaborateur et lui montrera déjà votre implication dans son intégration.
  • Attribuez un buddy à votre nouveau collègue. Cette personne chargée de faciliter l’intégration permettra au nouveau venu de ne pas se sentir isolé. Cela permettra aussi au nouvel intégré de poser des questions et découvrir l’entreprise.
  • Soignez le jour de l’arrivée avec un événement d’intégration : un petit déjeuner ou un déjeuner d’équipe. Montrez à votre nouveau collègue qu’il est le bienvenu et qu’il était attendu.
  • Prévoyez un planning qui plonge progressivement votre nouvelle recrue dans les problématiques de son poste.
  • Pendant la formation au poste (s’il y a formation), dégagez du temps aux membres de son équipe pour que le nouveau membre puisse les suivre et comprendre ce que font les membres de sa propre équipe.
  • Organisez aussi des rencontres avec toutes les équipes afin que le nouvel arrivant saisisse les enjeux du travail de chacun et découvre ses collègues.
  • Organisez des moments d’échanges moins formels comme des afterworks.

L’onboarding est donc vraiment un moment crucial qui peut marquer le début d’une belle et longue idylle avec votre collaborateur s’il est réussi ! A l’inverse, il peut être très compliqué de repartir du bon pied après une intégration ratée. Vous avez maintenant toutes les clefs en main pour onboarder avec réussite vos nouveaux collaborateurs !