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Offboarding : comment gérer le départ de ses collaborateurs ?

Les entreprises, et notamment nos clients dans le cadre de l’intérim, sont régulièrement confrontées aux départs de collaborateurs. Mais si l’arrivée (ou onboarding) de ces salariés a été soignée et bien pensée, ce n’est pas toujours le cas pour les départs. Le processus de départ ou offboarding vise à accompagner tout salarié lors de son départ de l’entreprise, qu’il soit volontaire ou non. Si la première impression compte et que l’entreprise met le paquet pour réussir l’intégration de nouveaux salariés, pourquoi ne pas en faire de même lors du départ de l’entreprise ? Pourquoi est-ce si important de préparer le départ d’un collègue ?

Pourquoi faut-il bien gérer le processus d’offboarding au sein de l’entreprise ?

Le départ d’un salarié peut entraîner une vague de départs d’autres salariés. Si vous lui réservez un mauvais départ, cela sera probablement vu d’un mauvais œil chez les autres salariés de votre entreprise.

Il vaut mieux préparer cette période de transition autant pour la personne qui part que pour les personnes qui restent. Un départ mal géré risque d’entraîner un malaise, une démotivation au sein de l’équipe et/ou de plusieurs équipes et bouleverser la dynamique de travail établie jusqu’alors. Cette situation est d’autant plus vraie si le salarié qui part est apprécié par ses collègues.

Un processus de départ bien déployé vous permettra de garder une bonne image autant pour les futures recrues que pour les ex-employés. Il arrive que certains d’entre-eux retournent dans une entreprise qu’ils ont quittée une fois, c’est le fameux « boomerang rehire ».

 

Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place ?

Pour mettre en place votre processus d’offboarding, l’idéal est d’avoir une roadmap de tout le processus. Voici un rappel des meilleures pratiques à adopter dans cette situation qui est toujours délicate.

1)     Les bonnes pratiques professionnelles :

  • Faites le point sur le temps passé au sein de l’entreprise : cela permettra de faire un bilan pour les deux parties. Cet accompagnement RH est une étape obligatoire pour faire le point aussi sur les étapes suivantes : passation du poste, formation d’un successeur ou organisation administrative.
  • Préparez une passation de poste progressive : si certains dossiers primordiaux demandent du temps, prévoyez un rétroplanning pour atteindre votre objectif de passation.
  • Informez les équipes du départ du collaborateur concerné : l’annonce d’un départ est un sujet qu’il faut gérer rapidement. Il vaut mieux l’annoncer que de laisser des bruits de couloir le faire.
  • Rédigez des références sur LinkedIn au salarié en départ et/ou rédigez une lettre de recommandation.
  • Prévoyez un pot de départ ou un moment dédié pour dire au revoir : ce moment sera apprécié par le salarié comme l’équipe à laquelle il appartenait. Remerciez le salarié qui part et l’équipe pour la collaboration.

2)     Les bonnes pratiques administratives :

  • Préparez des emails de présentation du successeur (s’il y a) aux interlocuteurs extérieurs (clients et fournisseurs).  
  • Du côté de l’employeur, prévoyez certificat de travail, solde de tout compte et autres documents administratifs obligatoires.

3)    Les bonnes pratiques techniques :

  • Préparez une check-list du matériel à restituer : ordinateur, badge, portable professionnel, etc.
  • Prévoyez la fermeture des comptes de messagerie instantanée, adresse mail, outils et plateformes en ligne. Pensez à clôturer en priorité les comptes qui donnent accès à des informations sensibles.

 

Quid de l’offboarding en intérim ?

L’offboarding est encore plus important avec des intérimaires ou des employés présents pour une période déterminée. En effet, les travailleurs temporaires peuvent être de très bons ambassadeurs pour votre entreprise. Parfois même pour le recrutement de prochains employés.

Si un employé temporaire se sent bien traité au sein d’une entreprise utilisatrice, il aura toutes les raisons de revenir se présenter lors d’une prochaine campagne de recrutement.

Pour accompagner un intérimaire lors de son départ, vous pouvez, par exemple, indiquer à votre agence d’intérim qu’il a été très compétent et mettre en copie l’intérimaire.

Globalement, un processus d’offboarding est surtout le moyen de s’assurer du départ d’un employé sans encombres et dans les meilleures conditions possibles. Un accompagnement positif sera bénéfique pour l’entreprise comme le salarié.