L’entretien téléphonique de présélection est une étape qui peut paraître anodine à certains candidats mais elle reste très importante pour le recruteur. C’est le moyen de qualifier le candidat c’est-à-dire de voir si son profil correspond aux besoins du poste proposé.
L’entretien téléphonique est le premier contact que le recruteur va établir avec le candidat. Il fait suite à une première sélection effectuée lors de la réception des candidatures.
C’est donc un appel qui peut avoir lieu à tout moment. Quelles sont les astuces pour mener à bien l’entretien téléphonique ?
Avant l’appel …
Table des matières
Préparez une grille d’évaluation
Après avoir évalué et trié les lettres de motivation et CV que vous avez reçu, vous pouvez élaborer une grille d’évaluation. Cette grille devra contenir les critères qui sont le plus en adéquation avec les compétences requises pour le poste.
Cette grille peut être constituée de critères comme les compétences professionnelles, les compétences personnelles ainsi que d’autres critères comme la proximité géographique, la mobilité ou la prétention salariale. Cette grille doit vous accompagner pour savoir à quel moment vous pouvez inviter un candidat à un entretien ou rejeter une candidature.
C’est une bonne alternative pour vous aider à prendre des notes lors des entretiens téléphoniques et vous pourrez aussi l’utiliser un peu plu tard dans votre processus de recrutement.
Trouvez un coin calme pour ce premier contact
Installez-vous, si possible, dans un endroit calme pour éviter d’être dérangé. Cela vous permettra de rester concentré lors de cet échange téléphonique.
Réservez-vous des créneaux pour procéder à vos appels.
Il y a un temps pour tout. Trouvez le bon moment pour vos appels. Les entretiens téléphoniques demandent du temps et il arrive que l’on tombe sur le répondeur d’un candidat qui nous rappelle alors qu’on vient de lancer un autre appel ou qu’on est occupé sur autre chose. Si vous avez un créneau particulier, vous serez tranquille pour gérer vos appels.
Au téléphone …
Présentez-vous
Politesse oblige. Présentez-vous en donnant vos nom, prénom et poste ainsi que la raison de votre appel.
Vérifiez si la personne est disponible
Si la personne est disponible, c’est parfait. Mais si ce n’est pas le cas, vous avez deux choix :
- La personne a répondu et n’est pas disponible : vous pouvez fixer un créneau pour échanger pendant un moment plus opportun.
- La personne n’a pas répondu et vous tombez sur le répondeur : laissez un message avec votre nom, celui de l’entreprise et vos coordonnées de contact. Vous pouvez également donner (si possible) une heure de rappel à laquelle vous serez disposé à répondre à son appel.
Démarrez par une présentation sommaire de l’entreprise
Faites une présentation courte qui résume l’activité de l’entreprise ainsi que ses dernières activités importantes (levée de fonds, ouverture d’un service, adoption d’une nouvelle stratégie, etc.). Vous pourrez ensuite faire le lien entre ces actualités et la nécessité de recruter dans une équipe et les objectifs du poste.
Demandez à votre candidat de se présenter
Cette présentation doit être claire et concise et vous apporter des informations sur la véracité de sa candidature. Elle doit vous permettre d’identifier les critères les plus intéressants pour le poste. Si vous n’avez pas réussi à identifier certaines informations vous pouvez poser quelques questions.
Faites une séance de questions – réponses
Ces questions vont vous permettre de savoir quelles sont les soft skills du candidat qui sont en accord avec celles de votre grille d’évaluation. Vous pouvez, par exemple, poser des questions pour savoir en quoi consiste son poste actuel ou celui de son dernier emploi, quelles sont ses disponibilités pour commencer ou encore qu’est-ce qu’il a compris des enjeux du poste proposé. Cette restitution sur le poste vous permettra de voir si le candidat a déjà eu la curiosité de faire des recherches sur l’entreprise et son environnement. Vous pourrez aussi tester l’argumentaire de votre candidat en lui posant des questions comme “en quoi sa candidature est en adéquation avec le poste proposé”.
Le mieux pour cette étape est de préparer une liste de questions en même temps que la grille d’évaluation. En jumelant les deux, vous vous assurez, d’une part, d’aborder les points essentiels et d’autre part, de rendre le tri suivant plus efficace.
Enfin, demandez-lui s’il a des questions à vous poser concernant le poste ou l’entreprise.
Prenez des notes tout au long de l’entretien
Si vous avez prévu votre grille d’évaluation et une liste de questions clés pour évaluer la motivation de votre candidat, sachez que cela ne suffit pas toujours. Vous devrez prendre en note les éléments de réponses pertinents qui ne sont pas intégrer à vos deux outils d’accompagnement. D’ailleurs, toute l’utilité de la séance de questions est de pouvoir prendre des notes pour avoir des éléments sur lesquels mettre l’accent pendant un éventuel entretien physique.
Procédez à un tri post présélection
A la fin de cet entretien téléphonique, vous pouvez effectuer un tri des candidatures non retenues, à approfondir ou à convier pour un entretien. Pour les candidatures à approfondir, vous pourrez, par exemple, faire appel à un entretien vidéo différé. Cette solution vous évitera de perdre du temps et vous permettra d’évaluer la candidature avec le manager de l’équipe si vous êtes RH ou avec des collègues décisionnaires si vous êtes manager.
