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Exemple d'une entreprise passant une commande d'intérimaire sur un logiciel de gestion d'intérim

Si comme de nombreux grands comptes, vous n’avez pas seulement recours à Mistertemp’ (on ne vous en veut pas !), mais que vous avez recours à de nombreux prestataires, la gestion de ces différents prestataires d’intérim est souvent synonyme de complications administratives importantes.

C’est pourquoi des solutions ou logiciels de gestion d’intérim sont apparues sur le marché dans l’optique de pouvoir résoudre ce problème. D’après Capterra, plus d’une trentaine de solutions se sont spécialisées dans l’optimisation de la gestion des prestataires intérimaires.

Dans cet article, nous allons nous intéresser à 6 d’entre elles qui dominent actuellement le marché des logiciels ou solutions de gestion d’intérim. Nous précisons que Mistertemp’ peut bien sûr s’interfacer avec chacune d’entre elles.

Avant de vous présenter ces solutions, petit récapitulatif de ce qu’est un logiciel de gestion d’intérim, de ses fonctionnalités et des avantages qu’il procure.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de travail temporaire en ligne ? 

Un logiciel ou solution de gestion d’intérim a pour but de faciliter la gestion des agences de travail temporaire pour les entreprises ayant un très important recours à l’intérim avec différents prestataires.  Ces logiciels sont disponibles soient en mode SaaS ou via un logiciel à installer sur les ordinateurs/mobiles des utilisateurs finaux. Ils sont généralement proposés sous la forme d’un abonnement mensuel ou en fonction du nombre de prestataires intérim inclus dans la plateforme.

L’objectif principal de ces solutions de gestion est de pouvoir guider le pilotage des activités liées au recrutement et à la gestion des besoins en intérim, comme la gestion des plannings, la facturation ou encore la saisie des relevés d’heures.

Avec l’automatisation et la centralisation en temps réel sur une même plateforme de ces données, elles permettent une réduction des erreurs liées à un suivi manuel et disparate des données. Ces solutions sont généralement personnalisables selon les besoins et la cible des personnes en charge de ces données: le responsable RH de l’entreprise utilisatrice aura accès par exemple aux modules sur le vivier de candidats (fiches de poste, suivi et relance candidats, critères de recherche, etc) tandis qu’un responsable financier s’attarde davantage sur la facturation émise par les agences de travail temporaire.

Recherche travail intérim

 

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion intérim ?

L’ensemble des logiciels de gestion en intérim proposent des fonctionnalités relativement similaires, parmi lesquelles 2 sont primordiales à la fois pour les entreprises de travail temporaire et les entreprises clientes.

  • Une centralisation de l’ensemble du processus

Il est commun pour les entreprises recherchant des intérimaires à embaucher de faire appel à de nombreux prestataires en intérim, ce qui peut devenir chronophage et complexe pour manager au quotidien les besoins. Les logiciels de gestion permettent de centraliser et d’uniformiser l’ensemble du processus dans une seule plateforme (besoins et commandes, facturation, pilotage data, reporting) via une intégration avec ces prestataires.

  • La dématérialisation des échanges

Avec ces logiciels et solutions cloud, il est désormais possible de réduire la facture économique (et énergétique) de la gestion et envoi des données: envoi des relevés d’heures, contrats, facture, etc. Tous les échanges se font désormais de manière centralisée en ligne (comme d’ailleurs chez Mistertemp’ !).

Quels sont les avantages à utiliser un logiciel de gestion de travail temporaire en entreprise ?

Les avantages à utiliser un logiciel de gestion intérim sont nombreux, parmi lesquels:

  • Gain de temps dans la gestion des données
  • Réduction du nombre d’erreurs (liées à la facturation, au mauvais relevé d’heures, aux intérimaires non qualifiés pour la mission initialement proposée, etc)
  • Une collaboration transparente et renforcée entre les agences de travail temporaires et les entreprises clientes
  • Un suivi centralisé de l’ensemble des données
  • Une réduction globale des coûts associés au recrutement intérimaire (grâce à la dématérialisation)

Comment choisir un logiciel de gestion de travail temporaire en ligne ? 

Si les avantages et fonctionnalités globalement se rejoignent, la différenciation des logiciels se fait via les critères suivantes:

  • Facilité d’installation: installer un logiciel ou une solution Saas peut se révéler être une étape compliquée selon les agences ou entreprises utilisatrices. Les entreprises doivent donc privilégier les partenaires gérant l’ensemble du process d’installation afin de ne pas avoir de mauvaise surprise.
  • Prise en main intuitive: beaucoup d’agences et d’entreprises clientes ont besoin d’être opérationnels rapidement pour pouvoir se concentrer sur le coeur de leur activité.
  • La flexibilité : pour beaucoup d’agences et d’entreprises clientes, des besoins spécifiques sont nécessaires. Une plateforme qui propose des modules personnalisables en fonction des besoins de ses clients sera donc à privilégier !
  • Le coût : abonnement mensuel, en fonction du nombre d’utilisateurs et d’intérimaires inscrits,..; le coût d’un logiciel ou d’une solution de gestion de travail temporaire varie en fonction de ces critères, d’où l’importance d’avoir un budget défini en fonction de ses objectifs. Il est bien important de ne pas se tromper dans ses projections pour avoir  recours à la solution la plus avantageuse.

 

Comparaison de 7 logiciels et solutions de gestion d’intérim en 2020

Quelles sont les principales fonctionnalités et avantages de Pixid ? 

Pixid se présente comme le leader européen du pilotage de la flexibilité du travail par internet et s’adresse aussi bien aux agences de travail temporaires qu’aux PME et grands comptes recrutant de quelques dizaines à des centaines d’intérimaires par an.

Parmi ces principales fonctionnalités,

  • Le contrat de mission et de mise à disposition entièrement dématérialisé et sécurisé que les entreprises utilisatrices et intérimaires peuvent consulter et signer électroniquement via la plateforme ou l’application My Pixid
  • Relevé d’heures automatisé avec la possibilité de saisir ou modifier le relevé d’heures
  • Un bulletin de paie électronique conservable dans un espace personnel sécurisé
  • Envoi automatisé des factures en fonction des relevés d’heures établis par l’agence intérim
  • Un tableau de bord personnalisé pour piloter au quotidien ses dépenses et besoin en intérim
  • Un suivi de l’ensemble du processus candidat (commande et recherche des candidats, suivi acceptation et prise de poste, retours post-mission)
  • Plateforme personnalisable en fonction de l’interlocuteur pour un meilleur suivi des indicateurs de performance et de suivi des dépenses

Pixid en quelques chiffres:

  • 8000 agences de travail temporaires clientes
  • plus de 125 000 utilisateurs clients 
  • plus de 120 millions de documents dématérialisés échangés

Plus d’infos sur https://www.pixid.fr/fr 

Quelles sont les principales fonctionnalités et avantages du logiciel Baps (de Direct Skills) ?

  • Contrôle et automatisation des factures

Leur logiciel de gestion intérim permet tant aux entreprises utilisatrices qu’aux agences de travail temporaire de gérer sans erreur leur factures. Cette fonctionnalité permet ainsi d’éviter les erreurs d’application des coefficients, souvent synonyme de temps perdu pour les agences intérim et entreprises utilisatrices à manuellement chercher et corriger.

  • Une optimisation des achats d’intérim

Les entreprises utilisatrices peuvent voir en temps réel l’évolution de leur activité intérim et ainsi optimiser leurs achats en fonction de leurs besoins. D’après DirectSkills, cela permet aux EU de payer le juste prix pour le travail temporaire, avec une connaissance plus détaillée de la marge brute des ETT.

  • Automatisation des contrôles juridiques

Le logiciel permet également grâce à des scénarios automatisés de réduire le délai de signature des contrats (maximum 48h) via des relances automatiques. Cela permet notamment un contrôle de la création des contrats de travail temporaire mis à disposition de l’EU. (contrôle missions, lieu, horaires, etc).

DirectSkills en quelques chiffres:

  • 1 516 070 contrats de mise à disposition signés
  • 255 entreprises de travail temporaire clientes
  • 4898 entreprises utilisatrices (dans tous secteurs)

Plus d’infos sur https://www.directskills.com/

Quelles sont les principales fonctionnalités et avantages du logiciel Coffreo ?

Coffreo est l’un des leaders du marché de la dématérialisation et digitalisation des relations RH dans le secteur de l’intérim et des contrats courts. Ses principaux atouts sont :

  • Contrats de travail dématérialisés : Coffreo permet pour les agences intérim et leurs entreprises utilisatrices l’automatisation des contrats de manière totalement dématérialisé et sécurisée, permettant des gains de temps et de coûts !
  • Bulletins de paie dématérialisés : les salariés peuvent consulter l’historique de leurs bulletins de paie via l’application ou le site web. Plus besoin d’envoyer des attestations papiers coûteuses pour l’environnement.
  • Un coffre-fort électronique :  entreprises utilisatrices, agences temporaires et intérimaires peuvent conserver et consulter leurs fiches de paie et contrats de travail directement depuis l’application ou le tableau de bord, et ce jusqu’au départ à la retraite.
  • Communication dématérialisée : les entreprises peuvent délivrer notices d’informations et documents contractuels (règlement intérieur, livret d’accueil, livret de sécurité, etc) de manière totalement dématérialisée, consultables à tout moment par les salariés intérimaires.

Coffreo en quelques chiffres:

  • 750 000 contrats signés chaque mois
  • 2000 agences et entreprises connectées
  • 1 200 000 intérimaires inscrits

Plus d’infos sur https://coffreo.biz/

Quelles sont les principales fonctionnalités et avantages de Peopulse ?

Les fonctionnalités de Peopulse se concentrent autour de 5 étapes clés dans la gestion de la relation entre entreprises utilisatrices et agences d’intérim, de l’expression du besoin jusqu’à la réception de la facture.

  • Une dématérialisation collaborative du processus de recherche des candidats intérimaires

De la réception du besoin jusqu’à la confirmation de commande, le processus est automatisé et dématérialisé. L’entreprise utilisatrice ajoute via la solution SaaS ses besoins en terme de missions et compétences recherchées; l’agence de travail temporaire revient avec une liste de candidats intérimaires correspondant à ces critères et leurs documents d’identité obligatoires. Les agences et entreprises utilisatrices peuvent modifier leurs demandes de manière collaborative avec une vision à 360 degrés. Une fois d’accord sur le ou les candidats recherchés, un bon de commande et un précontrat sont alors envoyés via la solution Peopulse.

  • Une sécurisation et dématérialisation aboutie de l’envoi du contrat

Le contrat de mise à disposition et mission sont envoyés de manière sécurisée à l’entreprise utilisatrice, qui peut également s’assurer de la transparence des conditions tarifaires (coefficient) via la plateforme. L’entreprise utilisatrice et le salarié intérimaire peuvent signer électroniquement le contrat et le consulter de manière régulière via l’option archivages de l’outil.

  • Une saisie et contrôle des relevés d’heures harmonisé entre les différents acteurs

Le contrôle des relevés d’heures et les régularisations éventuelles se font de manière coordonnée entre les différents acteurs. En cas de litiges sur le relevé d’heures fourni par l’entreprise utilisatrice, les deux parties peuvent collaborer en ligne pour corriger le problème et peuvent procéder à des modifications immédiates via le logiciel.

  • Un système de facturation dématérialisé et sécurisé

L’envoi, le rapprochement et la validation des factures se fait de manière totalement dématérialisé avec la possibilité de saisir et modifier manuellement les données. Une fois validé, une notification peut être envoyée directement à l’entreprise utilisatrice.

Peopulse en quelques chiffres:

  • 3000 entreprises utilisatrices
  • Un réseau de 5000 agences clientes
  • 1 000 000 contrats gérés par an

Plus d’infos sur https://www.peopulse.com/fr/

Quelles sont les principales fonctionnalités de Clic and Staff ? 

Clic and Staff est une autre plateforme de gestion du travail temporaire axé sur 3 piliers. Le point fort de la plateforme ? La personnalisation de ses fonctionnalités en fonction du besoin des agences temporaires et des entreprises utilisatrices, qui permet aux utilisateurs d’avoir accès aux informations et données qui leur importent.

  • Gestion des commandes en cours et suivi des effectifs : avec flux personnalisé adapté à chaque entreprise utilisatrice selon leurs besoins de recrutement (suivi et visualisation du nombre d’intérimaires en cours, nombre d’intérimaires prévus pour embauche, etc)
  • Renouvellement des missions et suivi de la facturation: Clic and Staff a développé une plateforme intuitive permettant une visualisation complète et collaborative du suivi des missions et de la facturation. L’entreprise utilisatrice a accès aux facturations depuis leur plateforme personnalisée et peuvent demander des modifications en cas d’erreurs.
  • Un envoi des contrats de manière sécurisée et dématérialisé: les entreprises et agences peuvent envoyer les contrats de mise à dispostion et de mission via la plateforme de manière totalement sécurisée. Avec l’option de les signer électroniquement et de les sauvegarder, les contrats sont facilement récupérables.

Clic and Staff en quelques chiffres:

  • 2400 sites clients actifs
  • 1 500 000 contrats traités par an

Plus d’infos sur https://www.clicandstaff.com 

Quelles sont les principales fonctionnalités et avantages de Pilott ?

Pilott est une autre solution de gestion de l’intérim, personnalisable selon les besoins de l’entreprise utilisatrice et de l’agence intérim.

Les fonctionnalités de la solution Pilott permettent une couverture de chaque besoin des entreprises embauchant des intérimaires et des agences de travail temporaires: simplification des processus de validation pour les besoins de recrutement, sécurisation et réduction des risques de litiges avec une automatisation de l’envoi des factures et relevés d’heures.

En terme de fonctionnalités, l’outil répond à chaque étape du besoin de la relation entre l’entreprise de travail temporaire et l’agence intérim:

  • Gestion et validation des demandes de recherche de candidat (profils recherchés, documents législatifs, sélection du candidat)
  • Envoi, signature et archivage du contrat
  • Centralisation et contrôle des relevés d’heures
  • Enregistrement et envoi automatique de la facturation
  • Suivi de l’activité à travers un tableau de bord actualisé en temps réel et personnalisable

Pilott en quelques chiffres:

  • 4000 agences d’intérim connectées
  • 3400 sites d’entreprises utilisatrices 
  • plus de 9 millions de documents échangés

Plus d’infos sur https://www.pilott.fr 

Quelles sont les principales fonctionnalités et avantages de Zoho Workerly ?

Nouveau venu dans la famille de la gestion du personnel intérim, Zoho Workerly s’adresse avant tout aux agences de travail temporaires qui souhaitent gérer leurs clients et intérimaires de manière automatisée et avec l’aide de l’intelligence artificielle.

Parmi les principales fonctionnalités de l’outil SaaS,

  • Gestion et tri automatique des candidats avec un matching puissant permettant de proposer les candidats correspondant parfaitement aux critères établis par le client
  • Planification et traçabilité des missions avec une vue d’ensemble des entreprises utilisatrices,  nombre d’intérimaires en poste, des mission acceptées ou refusées, etc.
  • Automatisation des relevés d’heures: les heures transmises par l’entreprise ou l’intérimaire sont vérifiées et comptabilisées de manière automatique, sans avoir besoin de manuellement entrer l’ensemble des heures travaillées des intérimaires
  • Facturation des missions automatique en fonction du relevé d’heures approuvé
  • Rapport personnalisé et actualisé en temps réel

Plus d’infos sur https://www.zoho.com/fr/workerly/ 

Nous espérons que cette étude vous aura aidé dans le choix de votre prestataire en fonction de vos besoins. Mistertemp’, le leader de l’intérim digital peut en tout cas s’interfacer avec toutes ces plateformes.

Vous souhaitez en savoir plus, contactez-nous dès maintenant et un de nos responsables grands comptes reviendra vers vous.

Mistertemp’ en quelques chiffres :
– Plus de 120 000 missions réalisés
– Des coefficients démarrant à 1,57
– Plus de 70% des missions pourvues en moins de 24h