Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé au minimum pour quelques années. Ainsi la prescription civile de droit commun est de 5 ans, la prescription de droit commun en droit du travail est de 2 ans (sauf exceptions) et la prescription applicable en droit commercial est de 5 ans. Il est essentiel pour l’employeur de faire preuve de vigilance et de rigueur, devant pouvoir faire face à d’éventuels contrôles de l’inspection du travail, de l’administration fiscale ou de l’URSSAF, voir à d’éventuelles actions en justice de la part des salariés. La liste récapitulative ci-dessous permet pour chaque catégorie de documents de préciser leurs délais de conservation.
Table des matières
Docs relatifs à la conclusion et à l’exécution du contrat de travail
Délais de conservation : 1 an
- Documents relatifs aux heures de travail effectuées par chaque salarié (art. L. 3171-3 CT & art. D. 3171-16 1° CT)
- Suivi des périodes d’astreintes (art. D. 3171-16 2° CT)
Délais de conservation : 2 ans
- Document de suivi des repos compensateurs annexé au bulletin de paye (art. D. 3171-11 CT)
- Document mensuel établi pour chaque salarié et annexé au bulletin de paye lorsque les salariés ne sont pas occupés selon le même horaire collectif de travail affiché (art. D. 3171-12 CT)
- Total des heures de travail effectuées depuis le début de la période de référence en cas d’aménagement du temps de travail sur un document annexé au bulletin de paye (art. D. 3171-13 CT)
Délais de conservation : 3 ans
- Documents relatifs au respect par l’entreprise de ses obligations au titre du travail dissimulé : DPAE, attestation sur l’honneur… (art. L. 8221-5 CT & art. 8 C. proc. pénale)
- Documents relatifs aux heures de travail effectuées par salarié concerné par une convention de forfait (art. D. 3171-16 3° CT)
Délais de conservation : 5 ans
- Contrat de travail des salariés permanents
- Contrat de mission (+ avenants)
- Contrat de mise à disposition (+ avenants)
- Contrat de professionnalisation
- Titre autorisant un étranger à travailler en France
Documents relatifs à l’organisation de l’entreprise
Délais de conservation : 1 an
- Double des relevés mensuels des contrats de travail (art. L. 1251-46 CT, art. R. 1254-3 CT & art. 9 C. proc. pén.)
Délais de conservation : 3 ans
- Attestation de garantie financière délivrée par le garant (art. L. 1251-49 et s. CT, art. L. 1254.2 CT & art. 8 C. proc. pén)
- Déclaration d’entrée en activité (art. L.1251-45 CT, art. L. 1254.2 CT & art. 8 C. proc. pén)
Délais de conservation : 5 ans
- Justificatifs d’affiliation et de paiement des cotisations aux caisses ARRCO et AGIRC
- Registre unique du personnel (art. L. 1221-13 CT) à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’entreprise (art. R. 1221-26 CT)
Délais de conservation : 6 ans
- Formation professionnelle (déclaration, attestation de versement des cotisations au FAF-TT) au titre de la prescription en matière fiscale (art. L. 102 B LPF CGI)
Délais de conservation : spécial
- art.L.1311-2 CT). Il est conseillé de conserver ce document pendant la durée de vie de l’établissement.
Documents relatifs à l’hygiène, la santé et la sécurité des salariés
Délais de conservation : 2 ans
- Fiches de visites médicales (art. D. 4624-47 CT)
Délais de conservation : 5 ans
- Copie des déclarations d’AT faites à la CPAM (art. L. 441-2 CSS, art D. 4711-3 CT)
- Registre unique de sécurité (art L.4711-5 CT, art D. 4711-3 CT)
- Observations et mises en demeure de l’inspection du travail (santé et sécurité, médecine du travail et prévention des risques) art. L. 4711-2 CT, art. D.4711-3 CT)
Documents relatifs aux représentants du personnel
Délais de conservation : 3 ans (prescription en matière de délit d’entrave) (art. L. 2316-1 CT, art. L. 2328-1 CT & art. 8 C. proc. pén)
- Bilan social (art. L. 2323-68 CT)
- Procès-verbaux des élections et des réunions des représentants du personnel
- Registre spécial des avis des représentants du personnel au CHSCT (art. D. 4132-1 CT)
- Rapports établis par les représentants du personnel sur l’hygiène et la sécurité, l’activité de l’entreprise et l’égalité professionnelle
Documents relatifs à la paye et à la comptabilité
Délais de conservation : 3 ans
- Relevés de banque (art. L. 1254.2 CT et art. 8 C. proc. pén)
- Talons de chèques (art. L. 1254.2 CT et art. 8 C. proc. pén)
- Documents relatifs au paiement des cotisations de sécurité sociale (art. L. 244-3 CSS). Le délai est porté à 5 ans en cas de contestation d’infraction de travail illégal par PV (art. L. 244-3 CSS).
Délais de conservation : 5 ans
- Doubles des bulletins de paie (art. L. 3243-4 CT et art. L. 243-12 CSS)
Délais de conservation : 6 ans
- Déclaration TVA et impôts sur BIC (prescription fiscale art. L. 102 B LPF CGI)
Délais de conservation : 10 ans
- Factures clients et/ou factures fournisseurs. À compter de la clôture de l’exercice comptable (art. L. 123-22 al. 2 C. com.)
- Justificatifs des retenues diverses (dettes fiscales du salarié et pension alimentaire). À compter de l’extinction de la dette ou de la notification du départ du salarié à l’organisme saisisseur (art. L. 123-22 C. com.)
- Livre comptable. À à compter de la clôture du livre (art. L. 123-22 al. 2 C. com.)
Documents relatifs à la rupture du contrat de travail
Délais de conservation : 2 ans à compter du départ du salarié
- Certificat de travail (art. L. 1234-19 CT)
- Dommages et intérêts pour rupture abusive
- Indemnités légales ou conventionnelles de licenciement
- Lettres de convocation à l’entretien préalable et de licenciement
- Transaction
Documents relatifs à la négociation
Délais de conservation : 5 ans
- Accords d’intéressement ou de participation (art. L. 3312-1 et s. CT – art. L. 3322-1 et s. CT)